¿Alguna vez ha tratado de planificar un gran evento con amigos o familiares, como unas vacaciones, una renovación de la casa o una reunión, y deseaba poder tener a todos metafóricamente en la misma página?

Gracias a las aplicaciones que admiten la colaboración, usted puedo recopile todos los países en la misma pizarra, calendario, documento u otro archivo en línea. Y puede comenzar con el software gratuito que ya puede estar en su teléfono, tableta y computadora. Aquí hay una descripción general.

Nos estamos preparando para empezar

Los sistemas iOS de Apple y Android de Google incluyen aplicaciones gratuitas que apoyan la participación en grupo. Por lo general, funcionan mejor si usted y sus cohortes tienen la última versión de la misma plataforma y usan una ID de Apple o una cuenta de Google gratuitas. Pero más allá de las aplicaciones, puede colaborar en proyectos en un navegador web con archivos almacenados y sincronizados en los servidores iCloud de Apple o Google Drive.

Comenzar una colaboración es fácil. Simplemente elija su aplicación, cree un archivo y elija las personas con las que compartirlo.

pizarras blancas

Algunos proyectos se benefician de tener un lugar para ocultar todo, en cualquier lugar, a la vez, como fotos, notas adhesivas, enlaces web, documentos y garabatos aportados por varias personas. En este caso, considere una aplicación de pizarra digital interactiva. Al igual que las pizarras en la oficina, estas pizarras digitales permiten que las personas agreguen, eliminen y editen contenido, pero los participantes que las usan pueden contribuir y ver actualizaciones en tiempo real de la pizarra en casi cualquier dispositivo.

La aplicación Freeform de Apple brinda una plataforma para grandes ideas, y el sitio de la compañía tiene instrucciones detalladas para usarla en iPhone, iPad y Mac. Una vez que alguien inicia un tablero Freeform y lo comparte con otros a través de Apple Mail, Messages o AirDrop, comienza el trabajo en grupo; los tableros también se pueden exportar como archivos PDF para aquellos que no tienen la aplicación. El servicio FaceTime de Apple está integrado para videollamadas en tiempo real durante una sesión de colaboración.

Jamboard de Google es otra aplicación de pizarra en línea. Funciona en dispositivos Android e iOS, así como en Google Chrome y otros navegadores web (sin mencionar el costoso hardware de pizarra alimentado por la nube). La persona que ejecuta el archivo “jam” debe tener una cuenta de Google, pero esto no es necesario para otros colaboradores. Los archivos se almacenan en Google Drive y Jamboard permite la colaboración en una sesión de Google Meet. El sitio de soporte de Google tiene instrucciones para usar Jamboard en todas partes.

Documentos, hojas de cálculo y más

Es posible que algunos proyectos no necesiten una pizarra, como un calendario para una liga de softbol local. Para proyectos más simples, trabajar juntos en un documento, una hoja de cálculo o una presentación compartidos puede ser más efectivo.

El paquete de software de oficina basado en iCloud de Apple de Pages, Numbers y Keynote permite la colaboración, al igual que el software Google Docs, Sheets y Slides que almacena sus archivos en Google Drive. Al igual que con las aplicaciones de pizarra, se debe invitar a los participantes y la persona que inició el archivo puede establecer permisos sobre quién puede hacer qué con él.

También puede compartir notas y listas en línea desde las aplicaciones de utilidades gratuitas de su teléfono. En las aplicaciones Notas y Recordatorios de Apple, simplemente toque el ícono de acción (el cuadrado con la flecha hacia arriba) para acceder al menú para compartir archivos. Con la aplicación Google Keep para Android e iOS, puede compartir listas, dibujos y notas; simplemente abra el elemento que desea compartir, toque el menú de acción de tres puntos y seleccione Colaborador.

calendarios

Las aplicaciones de calendario de Apple y Google le permiten crear y compartir calendarios que se pueden usar para cosas como coordinar horarios de campamentos de verano, trabajo de contratistas y otros eventos complejos fuera del calendario familiar estándar que ya puede estar usando.

Para configurar un nuevo calendario en la aplicación Calendario de iOS, seleccione Calendarios en la parte inferior de la pantalla. Seleccione la opción Agregar calendarios, asigne un nombre al nuevo calendario y toque Listo. Para compartirlo con otros, seleccione Calendarios nuevamente en la parte inferior de la pantalla y toque el ícono del círculo “i” al lado del que desea compartir. Seleccione la opción Agregar persona, ingrese las direcciones de correo electrónico de las personas que compartirán el calendario y toque Agregar.

Aunque Google Calendar para Android e iOS le permite ver y editar calendarios compartidos desde las aplicaciones o el navegador, por ahora los calendarios solo se pueden crear y compartir desde el navegador, no desde las aplicaciones. Para crear un nuevo calendario en la web, abra Google Calendar en la web y en el área Otros calendarios en el lado izquierdo de la pantalla, haga clic en el ícono “+” y luego haga clic en Crear nuevo calendario. Asígnele un nombre y haga clic en Crear calendario.

Para compartirlo, vaya al área Mis calendarios en el lado izquierdo del navegador, desplace el cursor sobre el calendario deseado y haga clic en el icono de menú con tres puntos. Seleccione Configuración y uso compartido y luego desplácese hasta la sección “Compartir con personas o grupos específicos” para agregar a sus personas.

Puede tomar algunos pasos lograr que todos participen en su calendario o proyecto, pero una vez que lo haga, literalmente estará en la misma página.